W dobie dynamicznych zmian gospodarczych i rosnących kosztów pracy, odbiorcy usług utrzymania czystości stają przed niełatwym zadaniem: jak utrzymać wysoką jakość przy racjonalnych kosztach? Odpowiedzią są przemyślane decyzje zakupowe, oparte na twardych? danych i dobrych praktykach. Polska Izba Gospodarcza Czystości przygotowała szereg rekomendacji, które mogą pomóc w zrozumieniu, gdzie naprawdę leżą racjonalne możliwości optymalizacji kosztów bez kompromisów w jakości.
Koszty pracy to 80% ceny usługi – nie ignoruj tego faktu
Zatrudnienie personelu to główna pozycja kosztowa każdej usługi czystości – stanowi od 75% do 85% całkowitych kosztów realizacji.
Dlatego też wszelkie decyzje personalne mają bezpośredni wpływ na rentowność i efektywność usługi.
Jednym z często spotykanych narzędzi optymalizacji jest może być? zatrudnianie osób z orzeczeniem o niepełnosprawności, co – przy odpowiednim doborze stanowisk i przestrzeni pracy – pozwala skorzystać z dotacji (np. PFRON) i zmniejszyć obciążenia finansowe. Jednakże należy to robić świadomie: nie wszystkie stanowiska są odpowiednie dla każdego. Prace na wysokościach, mycie okien czy obsługa maszyn w obiektach z ruchem kołowym wymagają pełnej sprawności psycho-fizycznej. Co więcej, osoby z niektórymi schorzeniami muszą pracować pod nadzorem drugiej osoby – co generuje dodatkowe koszty.
🔍 Wniosek: Zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami to nie tylko korzyść finansowa, ale również odpowiedzialność organizacyjna. Kluczem jest zrównoważony zespół – nie więcej niż 50% czasu pracy zespołu powinno przypadać na osoby z orzeczeniem.
Park maszynowy i technologia: oszczędność czy wydatek?
Warto pamiętać, że Nie ma efektywnej usługi czystości bez właściwego doboru sprzętu.
Czyszczenie maszynowe – choć wymaga inwestycji – pozwala znacznie zwiększyć wydajność i zmniejszyć koszty wynikające z rosnących wynagrodzeń. Maszyny skracają czas realizacji zadań, poprawiają jakość i zmniejszają ryzyko błędów ludzkich.
Obecnie praktycznie nie istnieje (z niewielkimi wyjątkami) sprzątanie pomieszczeń bez użycia podstawowych urządzeń mechanicznym jakim jest odkurzacz, być może mniejszy lub większy automat czyszczący. Efekt „po czyszczeniu” maszynowym oraz wydajność vs prace manualne nie wymagają tu już dodatkowego komentarza.
Ale uwaga: sam zakup urządzenia nie wystarczy. Potrzebne jest odpowiednie przeszkolenie personelu oraz dbałość o ciągłą i bezawaryjną pracę ( np. wymiana worków w odkurzaczach, usuwanie zanieczyszczeń z listwy ssącej przy automatach) dostosowanie infrastruktury (np. pomieszczeń do ładowania maszyn) oraz stałe nadzorowanie efektywności ich wykorzystania.
Wydajność pracy – licząc metry nie zapomnij o realiach obiektu i usługi
Jednym z najczęstszych błędów w planowaniu usług czystości jest sztuczne zawyżanie wydajności pracowników. Nie da się wyczyścić 2 000 m² w godzinę bez odpowiedniego zaplecza i technologii.
Wydajność zależy od:
rodzaju obiektu (biuro ≠ magazyn ≠ sanitariaty, organizacji pracy (czy planowanie uwzględnia np. czas na zmianę środków czystości?), sprawności personelu, zastosowanej technologii czy możliwości zastosowania maszyn. Dodatkowo duże znaczenie mają takie elementy jak klatki schodowe, windy czy przeszklenia wewnątrz obiektu.
🛑 Przestroga: Zaniżone, pomijające ww. kwestie wyceny często kończą się „oszczędnościami” odbijającymi się czkawką na jakości i rotacją pracowników, która tylko pogłębia problem. Bardzo ważnym jest audyt obiektu przed przystąpieniem do wyceny.
Koszty osobowe to nie tylko pensja – uwzględnij absencję
Zbyt często w kalkulacjach pomijane są koszty absencji chorobowych, urlopów wypoczynkowych czy rezerwowych osób do zastępstw. Ich brak prowadzi do luk w serwisie, co bezpośrednio wpływa na spadek jakości usługi i zadowolenie Klienta.
Dlatego każda profesjonalna firma sprzątająca powinna mieć plan zastępstw i odpowiednie zapasy kadrowe. Ty, jako odbiorca usługi, powinieneś to kontrolować już na etapie ofertowania.
Kontrola jakości – to nie luksus, to konieczność
Usługa sprzątania to działanie codzienne, powtarzalne – a więc podatne na rutynę i błędy. Dlatego tak ważna jest ciągła, systemowa kontrola jakości. Najlepiej jeśli sposób kontroli jest opisany w umowie.
Co w związku z tym warto zawrzeć w umowie?
✅ Czas kontroli (np. do 15 minut po wykonaniu usługi)
✅ Kryteria oceny (czytelna check-lista zadań)
✅ Możliwość zgłoszenia i korekty błędów
✅ Narzędzia – np. aplikacje monitorujące realizację usług, rejestrujące wykonane czynności, potwierdzenia zdjęciowe
Nowoczesne rozwiązania, takie jak mobilne checklisty, integracje z systemami zarządzania budynkiem czy automatyczne raporty, pozwalają nie tylko monitorować jakość, ale też transparentnie rozliczać usługę.
Podsumowując:
Klient świadomy, przyjmujący postawę partnerską, otwarty na spostrzeżenia = usługa skuteczna, optymalna i wysokiej jakości
Profesjonalizacja rynku usług czystości nie dzieje się sama. Zaczyna się od świadomego odbiorcy – który zna koszty, rozumie ograniczenia, potrafi kontrolować jakość i wie, że pozorna oszczędność często kończy się stratą.
Jeśli zależy Ci na stabilnym partnerze, wysokiej jakości i przewidywalności kosztów – kieruj się nie tylko ceną, ale standardami branżowymi, doświadczeniem i transparentnością.
Sprawdź rekomendacje PIGC jak zawierać umowy na usługi sprzątania
