Sprzątanie. Tak nazywamy czynność kojarzoną z usuwaniem zabrudzeń lub układaniem rzeczy na swoje miejsce. A ponieważ mało kto za nim przepada, warto poznać sposoby, które zdecydowanie ułatwiają sprzątanie. Na pewno jednym z nich jest tzw. metoda 5S.
Zacznijmy od banałów… Na sprzątanie składają się dwie czynności: czyszczenie i porządkowanie. Czyszczenie polega na usuwaniu zabrudzeń z powierzchni. Porządkowanie zaś na zbieraniu przedmiotów i układaniu ich według określonego planu. Zdarza się, że podczas realizacji usługi w tzw. ferworze walki firmy nie pamiętają o utrzymywaniu ładu w pomieszczeniach, które przydzielono im do przechowywania swoich zasobów. Brud lub bałagan w pomieszczeniu gospodarczym to niewątpliwie ubytek na wizerunku firmy sprzątającej. Na szczęście istnieją metody, które pomagają w utrzymaniu porządku. Wykonanie krok po kroku określonych czynności pozwala na osiągnięcie korzystnych efektów. Zupełnie tak jak przy realizacji usługi dla klienta…
Metoda pięciu kroków
Jednym ze sposobów, których możemy użyć z korzyścią dla nas, jest wspomniana na wstępie metoda 5S. Spokojnie, to tylko tak brzmi i niepotrzebnie kojarzy się z wielkimi przedsięwzięciami wewnątrzorganizacyjnymi. Nic bardziej mylnego, dlatego postaram się ją Państwu nieco „odczarować”, czyli podpowiedzieć, jak w prosty sposób wykorzystać jej niektóre elementy w naszej branży.
Co to jest metoda 5S? To zasady, które nawiązują do japońskiej filozofii postępowania w życiu codziennym1. Składa się ona z pięciu elementów (kroków):
- S: Seiri – sortowanie,
- S: Seiton – systematyka,
- S: Seiso – sprzątanie,
- S: Seiketsu – standaryzacja,
- 5 S. Shitsuke – samodyscyplina/samodoskonalenie.
Brzmi strasznie, ale tak straszne nie jest… Jak zwykle w przygotowanie i pierwsze etapy wdrażania zaangażowany będzie Kierownik (Kierownik, Koordynator, Menedżer… bez względu na nazewnictwo stosowane wewnątrz organizacji). Musi on opracować plan i zakres w oparciu o metodologię. Następnie całe przedsięwzięcie należy zakomunikować pracownikom. Konieczne więc będzie spotkanie się z personelem i przedstawienie im planu wdrożenia. To oni sami będą przeprowadzać tę rewolucję i decydować o docelowym rozmieszczeniu przedmiotów w pomieszczeniu.
PORZĄDEK – KROK PO KROKU
Krok 1. Sortowanie
Na początek należy całkowicie lub częściowo, w zależności od możliwości, opróżnić pomieszczenie. Oddzielić i odłożyć w ustalone miejsce zepsute (tak, takie „przydasie” też często są chomikowane przez personel) lub nieużywane przedmioty. Należy pozostawić jedynie narzędzia i przedmioty, które będą sprawne i przydatne w pracy. To jedna ze złotych dewiz systemu 5S. Dzięki odsłonięciu zakamarków pomieszczenia i zwolnieniu półek regałów możemy usunąć zabrudzenia z tych miejsc.
Krok 2. Systematyka
Teraz możemy rozpocząć nowe rozdanie. Jest czysto i pusto, ale przede wszystkim nie mamy już na stanie narzędzi, mebli, środków chemicznych, które zostały uznane za niepotrzebne lub niesprawne. Teraz można uporządkować, poprzez odstawienie w uprzednio wyznaczone miejsca, dokładnie wyczyszczone przedmioty pozostałe po wykonaniu pierwszego kroku. Podczas wyznaczania dla nich odpowiednich miejsc należy kierować się ograniczeniem ruchu i wysiłku fizycznego. Jest to bardzo kluczowy parametr dla zachowania ergonomii, gdyż 5S ma być dla nas pomocą, a nie utrudnieniem w codziennej pracy. Ciężkie przedmioty należy układać na niżej położonych półkach, narzędzia, z których częściej korzystamy, ustawiamy w łatwo dostępnym miejscu tak, aby było wygodnie i bezpiecznie pobierać je i odkładać na swoje miejsce. Wyznaczanie miejsc dla narzędzi ruchomych, takich jak wózki serwisowe, odkurzacze, urządzenia szorująco-zbierające itp., można wykonać na przykład za pomocą kolorowych taśm przyklejanych do posadzki (fotografia 1).
Dla narzędzi, które da się zawiesić na ścianie, można zastosować tzw. tablice cieni. Na ścianie można zamontować szynę z uchwytami na sprzęt ręczny, taki jak szczotki, mopy, leniuchy itp. Jeśli zdecydujecie się na składowanie przedmiotów w pojemnikach, to ważne jest, aby były one bezbarwne (fotografia 2). Dzięki temu widać zawartość pojemnika.
Czynnościami finalizującymi ten etap są: umieszczanie etykiet z nazwami (konkretna nazwa produktu) lub bardziej ogólnie rodzajami przedmiotów, które powinny tam się znajdować (np. płyn do mycia naczyń, mydło w płynie, ręczniki papierowe). Bardzo dobrą praktyką, zaczerpniętą z metodologii Kanban, którą warto wprowadzić, jest metoda oznaczania stanu zapasów za pomocą odpowiedniej kolorystyki. Na przykład na półce przeznaczonej na rolki ręcznika papierowego odpowiednie zaprojektowanie jej oznaczenia wybranymi kolorami może pozwolić na uniknięcie sytuacji całkowitego braku towaru. W takim przypadku należy oszacować dzienną ilość zużycia tych rolek, następnie ustalić liczbę dni rezerwy, dzięki temu wiadomo będzie, który obszar należy oznaczyć właściwym kolorem. I tak kolorem zielonym można oznaczyć pełny stan magazynowy, żółtym tzw. rezerwę, tj. moment, w którym należy złożyć zamówienie, a czerwonym natychmiastową potrzebę dokonania zakupu. Należy przy tym opracować instrukcję pobierania produktu z półki (od strony zielonego koloru w stronę czerwonego – fotografia 3). Następnie trzeba ją wydrukować, zalaminować i umocować w widocznym miejscu przy tej półce.
Oczywiście, jak w każdym przypadku, trzeba pamiętać o przeszkoleniu personelu w temacie nowych ustaleń.
Krok 3. Sprzątanie
Kiedy z pomieszczenia zniknęły już zbędne przedmioty, a pozostałe znalazły swoje przyporządkowane miejsce, można wyczyścić pozostałe powierzchnie (brudowniki, rury, ściany, posadzkę). Podczas czyszczenia należy zwrócić uwagę i przekazać informacje swojemu przełożonemu lub facility managerowi, czy czyszczone powierzchnie są popękane, zepsute, zagrażające bezpieczeństwu, czy kompletne.
Krok 4. Wprowadzenie standaryzacji
Jeśli wszystkie przedmioty znalazły swoje nowe czyste miejsce, to znaczy, że przyszedł czas na to, aby opisać standardy stosowanych oznaczeń kolorystycznych, instrukcje, schematy, terminy audytów i metody oceniania. Można zrobić zdjęcie tzw. Stanu idealnego całego regału czy pomieszczenia i umieścić je w nim w dobrze widocznym miejscu.
Liczba rozwiązań jest duża. Ważne, żeby wszyscy w tym uczestniczyli i byli dobrze oraz skutecznie poinformowani. Odsyłam zainteresowanych szczegółami etapu standaryzacji do portali internetowych poświęconych tematyce lean management.
Krok 5. Początek samodyscypliny
Przeszliście pracowity okres i wykonaliście mnóstwo działań. Warto byłoby nie zaprzepaścić wypracowanych efektów (fotografia 4). Podstawą będzie tu promowanie 5S podczas spotkań z personelem, szkolenie i przypominanie o obowiązujących zasadach. Przestrzeganie ustalonych standardów powinno stać się
częścią ich codzienności. Do istotnych warunków sprzyjających wdrożeniu i utrzymywaniu tego narzędzia należą: krótkie cykliczne szkolenia, zaangażowanie kierownictwa oraz zagwarantowanie pracownikowi liniowemu, że decydujące zdanie na temat przeprowadzonych zmian będzie mieć on sam.
Trzeba być otwartym na uwagi personelu liniowego, gdyż to jego pracownicy często są skarbnicą wiedzy o bieżących problemach obiektu. Metoda 5S ma być dla nich ułatwianiem codzienności, a nie utrudnieniem.
Tak powinno wyglądać pomieszczenie gospodarcze po rewolucji: brak zbędnych przedmiotów zajmujących powierzchnię, brak śmieci, przedmiotów osobistych, czyste półki, wszystkie narzędzia odłożone na swoje wyznaczone miejsce, tablica informująca o sposobie utrzymywania porządku. Tak zorganizowane pomieszczenie gospodarcze będzie piękną wizytówką firmy sprzątającej w oczach klienta.
Same plusy!
Korzyści jest jednak więcej. To pewne, że administratorzy obiektów będą kojarzyć porządek w pomieszczeniu gospodarczym z wizerunkiem firmy, dobrą organizacją i przestrzeganiem zasad bezpieczeństwa. Korzyści dla firmy sprzątającej płyną jeszcze z oszczędności czasu podczas lokalizowania narzędzi i innych przedmiotów i materiałów znajdujących się w pomieszczeniu gospodarczym.
Dzięki opisaniu procedury pobierania np. materiałów z półki, można uniknąć nieprzyjemnych braków towarowych. A przecież żadna z firm sprzątających nie chce, aby w jej obiekcie zabrakło np. papieru toaletowego… Jeśli utrzymanie tego porządku wejdzie wszystkim w krew, to możliwych korzyści może być znacznie więcej.
Polecam metodę 5S i życzę powodzenia przy jej wdrażaniu!
Bibliografia:
Kaoru Kobayashi i in.. Business improvement strategy or useful tool? Analysis of the application of the 5S concept in Japan, the UK and the US. „Total Quality Management”. 19 no 3, s. 245–246, March 2008.
Takashi Osada: The 5S’s. Five Keys to a Total Quality Environment. Asian Productivity Organization, Tokyo, s. 34–35. ISBN 92-833-1116-7.
Artur V. Hill: The Encyclopedia of Operations Management. FT Press, 2011, s. 204. ISBN 0-13-288370-8.
Adrian Grycuk. Metoda 5S w praktyce lean management. „Zarządzanie Jakością”. 2/2012. s. 75. ISSN 1734-3534.
