Ustawa o sygnalistach: zasady, ochrona i kto może zgłaszać nieprawidłowości

W dniu 14 czerwca 2024 roku została uchwalona nowa ustawa o ochronie sygnalistów, warto zauważyć, że niektóre przepisy weszły w życie później – po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy. Dotyczy to między innymi artykułu 5 ust. 4 oraz art. 25 ust. 1 pkt 8, które związane są z informacjami o zgłoszeniach zewnętrznych oraz rozdziału 4 dotyczącego zgłoszeń do organów zewnętrznych.

Ustawa wprowadziła istotne zmiany w zakresie ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości w różnych organizacjach. Przepisy te dotyczą zarówno firm, jak i instytucji publicznych, zmieniając sposób, w jaki można zgłaszać nieprawidłowości, oraz zapewniając większą ochronę osobom decydującym się na takie zgłoszenie.

Ustawa reguluje:

• warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa;
• środki ochrony sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa;
• zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych;
• zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa organowi publicznemu;
• zasady ujawnienia publicznego informacji o naruszeniach prawa;
• zadania Rzecznika Praw Obywatelskich związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa;
• zadania organów publicznych związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa i z podejmowaniem działań następczych.

Kim jest sygnalista?

Sygnalista to osoba, która zgłasza lub ujawnia informacje o nieprawidłowościach (np. korupcji, nadużyciach finansowych, naruszeniach przepisów prawa) w organizacji, w której pracuje lub z którą współpracuje. Taka osoba działa w interesie publicznym, informując o działaniach, które mogą zaszkodzić społeczeństwu, gospodarce, zdrowiu lub bezpieczeństwu. Sygnalista nie musi być świadkiem przestępstwa, ale może zgłaszać wszelkie nieprawidłowości, które mają negatywny wpływ na funkcjonowanie organizacji.

Art. 4 ust. 1 ustawy mówi, że sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z praca, w tym:

• pracownik;
• pracownik tymczasowy;
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• przedsiębiorca;
• prokurent;
• akcjonariusz lub wspólnik;
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
• stażysta;
• wolontariusz;
• praktykant;
• funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
• żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834)

Ustawę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

Kto może zostać sygnalistą?

Zgodnie z nową ustawą, sygnalistą może zostać każdy pracownik, zleceniobiorca, konsultant, a także osoby współpracujące z organizacją na podstawie innych umów cywilnoprawnych. Przepisy te obejmują także osoby, które są związane z organizacjami, np. w ramach wolontariatu. Ważne jest, że sygnalista musi zgłosić informację o nieprawidłowościach w sposób dobrowolny i na podstawie rzetelnych dowodów, które wskazują na naruszenia.

Podmioty prawne zobowiązane są do ustanowienia odpowiednich procedur przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w przypadku zgłoszenia nieprawidłowości przez sygnalistów. Ustawa wprowadza wymóg, by organizacje stworzyły system, który umożliwia bezpieczne i skuteczne zgłaszanie naruszeń prawa oraz zapewnia ochronę sygnalistów przed odwetem.

Podmioty zobowiązane do ustalenia procedury

Ustawodawca wprowadza obowiązek wdrożenia procedury przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych dotyczy różnych kategorii podmiotów prawnych. W szczególności są to:

1. Przedsiębiorcy zatrudniający powyżej 50 pracowników – organizacje zatrudniające większą liczbę osób muszą wdrożyć system przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań w przypadku naruszeń. Jest to związane z chęcią zapewnienia większej przejrzystości w działaniu dużych firm, które mają potencjał do popełniania nadużyć.
2. Instytucje publiczne – zarówno jednostki administracji publicznej, jak i inne podmioty działające na rzecz państwa są zobowiązane do stworzenia procedur zgłoszeń wewnętrznych. Dotyczy to również jednostek samorządu terytorialnego, które muszą przestrzegać nowych regulacji.
3. Organizacje pozarządowe – również organizacje działające na rzecz dobra publicznego, które mogą mieć do czynienia z naruszeniami prawa, muszą ustanowić odpowiednie procedury.
4. Podmioty, które korzystają ze środków publicznych – organizacje, które realizują zadania finansowane z budżetu państwa lub Unii Europejskiej, mają obowiązek przyjęcia odpowiednich środków ochrony sygnalistów.
5. Podmioty działające w branżach wymagających szczególnej odpowiedzialności – niektóre organizacje działające w szczególnie wrażliwych obszarach, takich jak bezpieczeństwo publiczne, zdrowie, ochrona środowiska czy finanse, mogą być zobowiązane do wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych na mocy innych przepisów lub polityk branżowych.

Podsumowując, nowa ustawa o ochronie sygnalistów stanowi istotny krok w kierunku budowania bardziej przejrzystego i odpowiedzialnego środowiska pracy, zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. Jej celem jest nie tylko umożliwienie zgłaszania naruszeń prawa w sposób bezpieczny i poufny, ale także zapewnienie odpowiedniej ochrony osobom, które decydują się działać w interesie publicznym. Przed nami jednak równie ważna część – praktyczne wdrożenie tych przepisów, które wymaga odpowiednich procedur, edukacji oraz systemowego podejścia w organizacjach.

W kolejnej części artykułu przyjrzymy się bliżej temu, co dzieje się po zgłoszeniu problemu przez sygnalistę. Omówimy między innymi, jakie obowiązki spoczywają na organizacjach po otrzymaniu zgłoszenia, w jaki sposób sygnaliści są chronieni przed działaniami odwetowymi oraz jakie działania następcze powinny zostać podjęte, by zgłoszenia nie pozostawały bez odpowiedzi. To kluczowe zagadnienia, które zdecydują o skuteczności nowych przepisów w praktyce.