Nie ulega watpliwości, że branża czystości nieustająco sie rozwija. Ale czy należycie wykorzystuje potencjał ukryty m.in. w optymalizacji procesów biznesowych? Warto się temu bliżej przyjrzeć…
Według szacunków PIGC, do końca ubiegłego roku branża czystości planowała zainwestowanie ponad 500 milionów złotych w nowe technologie, głównie pod kątem autonomicznych robotów czyszczących, które zwiększą wydajność i obniżą koszty pracy (źródło na podstawie danych PIGC https://digitalandmore.pl/branza-czystosci-inwestuje-w-innowacje/). O ile inwestycja w wysokotechnologiczne urządzenia zdaje się w pełni uzasadniona, to jednocześnie bardzo dużo firm z branży rzadko kiedy zwraca uwagę na potencjał ukryty w automatyzacji i optymalizacji samych procesów biznesowych.
Gdzie jesteśmy, dokąd dążymy?
Według wstępnych szacunków, średnie i małe firmy operujące na polskim rynku bez ponoszenia dużych kosztów inwestycyjnych mogłyby obniżyć koszty operacyjne o 5–15%, zwiększyć sprzedaż o 7–12%, wykorzystując zautomatyzowane, nowoczesne rozwiązania AI, Blockchain, IoT, czyli zaimplementować następne generacje eOffice, eCommerce, eLearning, które już są dostępne na rynku polskim.
Skupiając się na konkretnych obszarach automatyzacji procesów, warto prześledzić genezę poszczególnych pojęć, aby oszacować, gdzie jako przedsiębiorstwo aktualnie jesteśmy i do czego powinniśmy dążyć…
eCommerce
Za eCommerce v 1.0 można przyjąć pierwsze portale internetowe B2B służące do składania zamówień pomiędzy stałymi partnerami. Inaczej mówiąc, są one bardzo zbliżone funkcjonalnie do sklepów internetowych, z których korzystamy w tej chwili na co dzień.
eCommerce v 2.0 to zintegrowane rozwiązania, które obsługują cały Supply Chain end-to-end. Czyli w przypadku, kiedy klient składa w naszym systemie zamówienie za pomocą automatycznie wygenerowanego komunikatu, platforma powinna sprawdzić, czy dany produkt/usługa są aktualnie dostępne i jeżeli nie, to automatycznie zamówić dany produkt i/lub usługę u odpowiedniego kontrahenta/podwykonawcy. Sprowadza się to do komunikacji całkowicie opartej na EDI (ang. Electronic Data Interchange) – jest to automatyczna wymiana danych i dokumentów między różnymi systemami komputerowymi z wykorzystaniem ustalonych formatów komunikatów.
Kolejna wersja eCommerce, czyli 3.0, posiada szereg zintegrowanych usług, które dodatkowo zabezpieczają łańcuch dostaw (niezależnie, czy dotyczy to sprzedaży produktów, czy świadczenia usług). Chodzi o to, aby nasza platforma eCommerce została wyposażona w tak zwaną „orkiestrację” usług zintegrowanych. Przykładowo: automatyczną, okresową weryfikację naszych klientów i dostawców w Centralnych Rejestrach KRS, VIES, CEIDG, REGON, Krajowego Rejestru Długów czy innych systemach świadczących usługi wywiadu gospodarczego.
Należy przede wszystkich pamiętać o tym, że klient lub dostawca, z którym mamy świetne relacje zbudowane na wspaniałej historii, również może z jakiegoś powodu utracić płynność finansową czy zostać wykreślony z rejestru czynnych płatników VAT. Jeżeli jako przedsiębiorstwo mamy możliwość „odczytania” sygnałów ostrzegawczych, do których eCommerce 3.0 daje nam dostęp – powinniśmy z tego skorzystać, aby zaoszczędzić sobie i naszemu kontrahentowi (nieważne, czy to klient, czy dostawca) nieprzyjemności, straty czasu, ale przede wszystkim pieniędzy.
Za najbardziej zaawansowaną wersją eCommerce można uznać wersję 4.0, w której odchodzimy od raportowania „on-time”, tak jak było w przypadku eCommerce 3.0, czy raportowania na koniec miesiąca, tak jak było we wcześniejszych wersjach.
eCommerce 4.0 posiada AI (ang. Artificial Intelligence) lub inaczej praktyczne zastosowanie Machine Learning bazujące na AI. Tym razem nie chodzi o to, aby analizować dane historyczne pod kątem, „jaki mieliśmy wynik” i „czy osiągnęliśmy postawione KPI”, a na podstawie tych danych zbudować model, który pozwoli nam na określenie, „jaki będzie wynik za rok, za dwa” lub upraszczając: „jakie zasoby powinienem zabezpieczyć na następny sezon, biorąc pod uwagę, że mamy 3 niedziele niehandlowe, dwóch klientów odeszło, trzech nowych klientów przybyło, koszty utrzymania jednej osoby wzrosły r/r o 14%”.
Tak samo obecnie dostępne algorytmy potrafią automatycznie „podpowiedzieć” naszemu Działowi Handlowemu, że posiadamy dwóch klientów w dwóch różnych rejonach Polski, ale platforma wykryła 84% cech wspólnych pod kątem świadczonych dla nich usług lub zakupionych produktów. W takim razie istnieje potencjał, aby nie tylko zunifikować naszą ofertę, ale również zaproponować każdemu z klientów usługi, których aktualnie dla niego nie świadczymy, ale z powodzeniem świadczymy dla jego „brata bliźniaka” w innym regionie.
Oczywiście uwzględniając specyfikę naszych usług i personalne podejście do każdego klienta, nie wygeneruje nam to 100% wzrostu sprzedaży, ale na podstawie empirycznie sprawdzonych modeli możemy bez ponoszenia ogromnych kosztów inwestycyjnych osiągnąć wzrost na poziomie 5–15%, nadal bazując na tych samych klientach.
eOffice
Podobnie wygląda sprawa z eOffice, gdzie podstawą jest minimalizacja czynnika ludzkiego, aby przyśpieszyć proces przepływu informacji, a co za tym idzie – przepływu gotówki przy jednoczesnym obniżeniu kosztów administracyjnych. eOffice v 1.0 to pierwsze edytory tekstu i arkusze kalkulacyjne, które pozwoliły na to, aby przechowywać dane w formie elektronicznej.
Za eOffice v 2.0 można uznać pierwszą elektroniczną wymianę danych za pomocą skrzynek e-mail.
eOffice v 3.0 to wymiana faktur pomiędzy kontrahentami w natywnej formie elektronicznej (EDIFACT jako forma wymiany faktur do wymiany towarów za pomocą EDI) lub w formie plików PDF. Do tego automatyczna klasyfikacja dokumentów, obieg dokumentów, zatwierdzenie faktur, dekretacja poszczególnych kosztów na konta i do centrów kosztowych, elektroniczna archiwizacja.
eOffice 4.0 to bardzo głęboka integracja z eCommerce 4.0, czyli „wpięcie” całej wiedzy na temat danego kontrahenta w jednym centralnym repozytorium kontrahentów. Szczególnie w średnich i dużych, rozproszonych przedsiębiorstwach, które posiadają oddziały czy podmioty zależne w ramach grupy kapitałowej, bardzo często można zaobserwować, że ta wiedza jest mocno „pofragmentowana”. Księgowość na podstawie Systemu Kadrowo-Księgowego posiada wiedzę na temat faktur danego kontrahenta, Dział Zakupów posiada wiedzę na temat postępowań, w ramach których dany kontrahent bierze udział, Dział Handlowy na podstawie CRM posiada wiedzę, jakie oferty zostały mu złożone. Natomiast Dyrekcja czy Zarząd nie otrzymuje spójnego wglądu na temat danego kontrahenta, korzystając z synergii dostępnej w ramach przedsiębiorstwa wiedzy, a tylko pojedyncze komunikaty, które najczęściej są post factum.
Zamiast informacji pod tytułem „mamy błąd w deklaracji VAT, ponieważ nasz dostawca od dwóch miesięcy nie jest czynnym płatnikiem VAT” eOffice 4.0 powinien poinformować automatycznie wygenerowanym okresowym raportem. Komunikat:„Dostawca XYZ został wykreślony jako czynny podatnik VAT” implikuje dla Działu Finansowo-Księgowego: „Należy uwzględnić to przy następnym JPK / Deklaracji VAT”.
Ten sam komunikat dostarczony do Działu Operacyjnego implikuje: „Należy uwzględnić to przy następnych zamówieniach od ww. Kontrahenta”.
Identyczny komunikat do Działu Zakupów powinien być odczytany jako: „Poszukać alternatywnych dostawców w razie konieczności”.
A więc jeden prosty komunikat automatycznie wygenerowany za pomocą zintegrowanej platformy wyposażonej w eOffice 4.0 i dostarczony do poszczególnych Działów powinien pociągnąć szereg działań, które mają na celu przede wszystkim zabezpieczenie biznesu, oszczędzenie czasu zarówno kierownikom średniego szczebla, jak i tym bardziej Dyrekcji i Zarządowi.
Niewykorzystany potencjał
Jako podsumowanie przedstawionych powyżej różnych wersji eCommerce i eOffice można przytoczyć przykłady omówione podczas dyskusji w Tuszynie dzień przed Walnym Zgromadzeniem Polskiej Izby Gospodarczej. Stosunkowo mało firm z branży korzysta z rozwiązań eCommerce 2.0, a tym bardziej z bardziej zaawansowanych wersji. Nawet eCommerce 1.0 potrafi być czymś, co nie zostało jeszcze w pełni wykorzystane. Trochę lepiej sytuacja wygląda w przypadku eOffice. Można się pokusić o stwierdzenie, że większość przedsiębiorstw jest gdzieś na poziomie eOffice 2.5. Mając taki ogląd, można wysunąć wnioski, że w branży czystości w Polsce wciąż drzemie ogromny niewykorzystany potencjał, który można rozwinąć bez potrzeby dużych inwestycji finansowych.