Ekologiczne usługi sprzątania potwierdzone unijnym certyfikatem EU Ecolabel

Oznakowanie ekologiczne EU Ecolabel to program certyfikacji zapoczątkowany ponad 30 lat temu przez Komisję Europejską oraz współpracujących z nią międzynarodowych ekspertów. Jego celem jest promowanie i zachęcanie producentów oraz usługodawców do podejmowania działań prośrodowiskowych.

Program EU Ecolabel (rysunek nr 1) to nie tylko oznakowanie ekologiczne produktów i usług, ale również inicjatywa niosąca szereg korzyści dla samego przedsiębiorstwa i jego otoczenia. W zakresie aspektów środowiskowych to zachęcanie do wdrażania innowacji w obszarze zrównoważonych produktów i usług oraz zastępowanie pierwotnych materiałów materiałami o mniejszym śladzie środowiskowym (np. węglowym) bez negatywnego wpływu na jakość produktu końcowego.

W zakresie zainteresowań biznesowych program EU Ecolabel to zachęta do rozwijania jednolitego rynku zrównoważonych produktów i realizacji celów zrównoważonego rozwoju. To również gotowość do spełnienia obecnych i przyszłych przepisów unijnych w zakresie środowiska: Zielony Ład, Gospodarka o Obiegu Zamkniętym, Zielone Zamówienia Publiczne, Green Claims (czyli stop greenwashing). Oznakowanie EU Ecolabel to także drogowskaz dla konsumentów ułatwiający świadome podejmowanie decyzji o wyborze ekologicznych produktów i usług.

Rysunek nr 1. Oficjalny logotyp oznakowania EU Ecolabel

Dla zachowania przejrzystości wymagania programu oznakowania ekologicznego EU Ecolabel podzielone zostały tematycznie na poszczególne grupy produktów i usług (aktualnie 22 grupy produktów oraz 2 usługi: sprzątania wewnątrz pomieszczeń oraz zakwaterowania turystycznego). Kryteria publikowane są w formie decyzji Komisji Europejskiej, które określają m.in. zakres certyfikacji dla danej grupy, wymagania dla produktu lub usługi, obowiązki dla producenta/usługodawcy oraz okres ważności decyzji, czyli kryteriów.

Zarys kryteriów dla usług sprzątania

Dnia 2 maja 2018 roku została opublikowana Decyzja Komisji (UE) 2018/680 ustanawiająca kryteria oznakowania ekologicznego UE dla usług sprzątania pomieszczeń (dalej Decyzja KE). W zakresie wskazanej decyzji znajduje się świadczenie rutynowych profesjonalnych usług sprzątania wykonywanych w:

• pomieszczeniach budynków handlowych,
• budynkach instytucji i innych budynkach dostępnych publicznie,
• nieruchomościach prywatnych.

Miejsca, w których wykonuje się usługi sprzątania, obejmują m.in. powierzchnie biurowe, pomieszczenia sanitarne oraz dostępne publicznie części szpitala, czyli korytarze, poczekalnie i pomieszczenia socjalne. Certyfikacja EU Ecolabel w tej grupie usług nie obejmuje czynności dezynfekcyjnych lub sprzątania w zakładach produkcyjnych albo czynności, na potrzeby których podmiot, w którym jest realizowana usługa sprzątania, zapewnia produkty do czyszczenia.

Aby uzyskać oznakowanie EU Ecolabel, Wnioskodawca (przedsiębiorstwo, firma sprzątająca) musi spełnić 7 obowiązkowych kryteriów opisanych w Decyzji KE oraz uzyskać co najmniej 14 z 43 punktów z kryteriów fakultatywnych. Ponadto na potrzeby świadczenia usług wchodzących w zakres oznakowania ekologicznego musi być prowadzona odrębna dokumentacja księgowa względem innych usług lub działalności przedsiębiorstwa.

Obowiązkowe kryteria obejmują różne aspekty świadczonej usługi, w tym:

• wymogi 1 i 3 to stosowanie przez przedsiębiorstwo podczas wykonywania usługi produktów do czyszczenia o niskim poziomie wpływu na środowisko oraz zastosowanie wyrobów z mikrofibry. Oznacza to konieczność wykazania, że przedsiębiorstwo stosuje co najmniej 50% produktów (detergentów do czyszczenia powierzchni twardych) z oznakowaniem EU Ecolabel lub z inną etykietą typu I oraz co najmniej 50% tekstylnych akcesoriów do sprzątania wykonanych z mikrofibry,
• wymogi 2 i 4 odnoszą się m.in. do aspektów związanych z dozowaniem i właściwym użyciem produktów i akcesoriów (informacje dotyczące tych zagadnień powinny być przekazywane podczas realizacji kompleksowych szkoleń dla personelu, a także powinny być umieszczone w przygotowanych instrukcjach postępowania zawierających m.in. sposób rozcieńczenia produktów oraz opis zastosowania dedykowanych narzędzi takich jak dozowniki),
• wymóg 5 odnosi się do sprawdzenia, czy przedsiębiorstwo ubiegające się o oznakowanie ekologiczne wdrożyło co najmniej podstawy systemu zarządzania środowiskowego (wnioskodawcy zarejestrowani w EMAS lub posiadający certyfikat ISO 14001 spełniają ten wymóg),
• wymóg 6 nakłada na Wnioskodawcę obowiązek sortowania odpadów stałych w swojej siedzibie,
• wymóg 7 to ostatnie kryterium obowiązkowe do spełnienia przez Wnioskodawcę, które związane jest z prawidłowym informowaniem o posiadanym oznakowaniu ekologicznym UE.

Przedsiębiorstwo ubiegające się o przyznanie prawa używania oznakowania EU Ecolabel (tzw. zezwolenia EU Ecolabel) poza obowiązkowymi kryteriami musi spełnić dodatkowe, punktowane kryteria. Wymagane jest uzyskanie co najmniej 14 z łącznej liczby 43 punktów. Dużym ułatwieniem dla Wnioskodawcy jest fakt, że podobne wymagania tematyczne znajdują się w zakresie obowiązkowych i fakultatywnych kryteriów. Przedsiębiorstwo spełniając niektóre z tych pierwszych, ma możliwość automatycznego uzyskania dodatkowych punktów. Wynika to z faktu, że niektóre kryteria fakultatywne są rozszerzeniem kryteriów obowiązkowych.

Przykładowo:

• przedsiębiorstwo, które ma wdrożony System Zarządzania Środowiskiem zgodnie z normą ISO 14001 (kryterium obowiązkowe nr 5), może uzyskać dodatkowe 3 punkty z fakultatywnego kryterium nr 6,
• przedsiębiorstwo, które spełnia kryterium obowiązkowe nr 3 dotyczące stosowania produktów z mikrofibry w ilości co najmniej 75% w ciągu roku, może uzyskać dodatkowe 2 punkty z fakultatywnego kryterium 3.

W Polsce jednostką właściwą do prowadzenia procesu certyfikacji jest Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A. (dalej PCBC S.A.). Jednostka właściwa ocenia na podstawie przedstawionej przez Wnioskodawcę dokumentacji (oraz podczas inspekcji odbywających się w siedzibie Wnioskodawcy i w sprzątanym obiekcie), czy świadczona usługa spełnia wymagania opisane w Decyzji Komisji (UE) 2018/680. Następnie – w przypadku wydania

pozytywnej decyzji – jednostka przyznaje zezwolenie, czyli prawo używania przez przedsiębiorcę oznakowania EU Ecolabel potwierdzającego spełnienie wymagań określonych w Decyzji KE. Wnioskodawca w procesie certyfikacji zobowiązany jest przedstawić dowody (m.in. dokumenty, opisy, schematy, wyliczenia) potwierdzające spełnienie wszystkich obowiązujących wymagań określonych w Decyzji KE. Przykłady niektórych z nich:

• certyfikaty EU Ecolabel dla stosowanych detergentów i tekstylnych akcesoriów do sprzątania,
• deklaracje od dostawców produktów – detergentów,
• karty charakterystyki i specyfikacje techniczne stosowanych substancji oraz mieszanin,
• deklaracje zgodności od Wnioskodawcy w zakresie poszczególnych kryteriów (np. szkoleń, nośników zamieszczenia logo),
• wypełnione arkusze kalkulacyjne, których wzory opublikowała KE,
• roczne dane oraz dokumentacja (w tym faktury i wykazy obiektów), w których wykazano wykorzystanie produktów / akcesoriów do czyszczenia,
• certyfikaty i zaświadczenia, np. certyfikat Systemu Zarządzania Środowiskiem zgodny z normą ISO 14001 lub EMAS, certyfikat Systemu Zarządzania Jakością zgodny z normą ISO 9001,
• dokumentacja wykazującą zgodność stosowanego sprzętu (odkurzaczy, pralek) z wymogami dotyczącymi klas efektywności energetycznej,
• inna dokumentacja potwierdzającą spełnienie kryterium przez Wnioskodawcę.

W tym miejscu warto wspomnieć, że od 1 stycznia 2023 roku obowiązuje nowy wzór karty charakterystyki wprowadzony Rozporządzeniem Komisji (UE) 2020/878 z dnia 18 czerwca 2020 roku. Od tej daty wszystkie karty występujące w obrocie towarowym powinny mieć zastosowany nowy układ oraz treść zgodną z Rozporządzeniem Komisji (UE) 2020/878. Nie wszyscy przedsiębiorcy oraz użytkownicy są świadomi wprowadzonych zmian i posługują się niewłaściwymi dokumentami (które należy aktualizować w trakcie oceny), co w konsekwencji wydłuża proces ubiegania się o oznakowanie ekologiczne.

Proces certyfikacji – procedura

Certyfikacja to proces polegający na ocenie, czy produkt lub usługa spełniają określone w Decyzji KE kryteria. Wnioskodawca zainteresowany otrzymaniem oznakowania ekologicznego dla swojej usługi składa w jednostce certyfikującej (tzw. właściwej) Wniosek o certyfikację na formularzu udostępnionym przez jednostkę. We wniosku podaje wymagane informacje o usłudze oraz dane kontaktowe do Wnioskodawcy. Na podstawie uzyskanych informacji jednostka sprawdza, czy usługa kwalifikuje się do certyfikacji. Jeśli tak, to jednostka przedstawia kosztorys, czyli wycenę procesu certyfikacji przygotowaną zgodnie z obowiązującym cennikiem.

Jeżeli Wnioskodawca zaakceptuje wycenę, to odsyła do jednostki skan podpisanego kosztorysu. Obie strony podpisują umowę o certyfikację, która zawiera również zapisy o poufności. Wzór umowy dostępny jest do wglądu na stronie www.pcbc.gov.pl. Producent odsyła do PCBC S.A. podpisaną umowę wrazz kompletem dokumentów. Po podpisaniu kosztorysu i umowy Wnioskodawca wnosi opłatę wstępną bezzwrotną na podstawie wystawionej przez PCBC S.A. faktury.

Wymagania dla usługi i stosowanych w trakcie jej realizacji produktów i sprzętów opisane są w Decyzji KE, a dodatkowe wyjaśnienia, uzupełnienia oraz wzory wymaganych dokumentów zawarte są w tzw. przewodniku po kryteriach (User Manual Guide). Jest to dokument pomocniczy wydawany przez KE, dostępny jedynie w języku angielskim, którego celem jest doprecyzowanie lub wyjaśnienie trudnych albo budzących wątpliwości kwestii zapisanych w kryteriach.

Gdy Wnioskodawca jest gotowy do przesłania kompletu dokumentacji, zwraca się on ponownie do jednostki celem rozpoczęcia procesu oceny. W przypadku braku wymaganych informacji, niespójności danych lub błędów w dokumentach Wnioskodawca otrzymuje z jednostki prośbę o uzupełnienie dokumentacji. PCBC S.A. jako jednostka certyfikująca nie prowadzi  konsultacji i doradztwa w zakresie wytycznych, jak ma być przygotowana dokumentacja usługi poddawanej ocenie. Pracownicy jednostki mogą jedynie podawać właściwą interpretację wymagań zawartych w Decyzji KE.

Certyfikacja zgodnie z umową powinna być zakończona w terminie 2 miesięcy od momentu otrzymania od Wnioskodawcy kompletu prawidłowo wypełnionej dokumentacji. Ocena kończy się wydaniem decyzji pozytywnej świadczącej o tym, że usługa spełnia wymagania Decyzji KE, albo wydaniem decyzji negatywnej wskazującej na brak dowodów potwierdzających wskazane kryteria.

W następstwie wydanej decyzji pozytywnej przygotowywany jest certyfikat oraz umowa przyznająca prawo używania oznakowania EU Ecolabel zawierająca indywidualny numer Użytkownika zezwolenia oraz umożliwiająca posługiwanie się logo EU Ecolabel. Wnioskodawca otrzymuje certyfikat po uregulowaniu wskazanych w kosztorysie opłat oraz odesłaniu podpisanej umowy, o której mowa wyżej.

Certyfikat wydawany jest na okres wskazany w Decyzji Komisji Europejskiej dla konkretnej grupy wyrobów. Termin ważności certyfikatów EU Ecolabel wystawianych dla usług sprzątania pomieszczeń upływa 31 grudnia 2027 roku.

PCBC S.A. po wydaniu decyzji pozytywnej prowadzi nadzór nad wydanym certyfikatem, m.in.:

• prowadzi inspekcje raz w okresie ważności certyfikatu,
• realizuje sprawozdawczość dla Komisji Europejskiej,
• sprawdza dane bilansowe dotyczące stosowanych produktów i akcesoriów ekologicznych,
• analizuje informacje z rynku np. w zakresie właściwego świadczenia certyfikowanej usługi sposobu posługiwania się przyznanym oznakowaniem EU Ecolabel oraz satysfakcji konsumentów wynikającej z korzystania z usługi.

W przypadku otrzymania niepokojących danych z rynku PCBC S.A. może przeprowadzić dodatkową inspekcję w celu sprawdzenia, czy Wnioskodawca wywiązuje się z obowiązków wynikających podpisanej umowy przyznającej prawo używania oznakowania EU Ecolabel.

Wszystkie usługi, które pomyślnie przeszły proces certyfikacji, podlegają obowiązkowej rejestracji w bazie ECAT, ogólnodostępnej stronie www.ecolabel.eu prowadzonej przez KE. Rejestr ten umożliwia odnalezienie/weryfikację produktu i usługi po numerze zezwolenia przyznanego Wnioskodawcy. Numer ten znajduje się w dokumentacji usługodawcy.

Nie tylko kryteria

Certyfikacja usług na oznakowanie ekologiczne EU Ecolabel to niezależne potwierdzenie, że usługi zostały zaprojektowane w taki sposób, aby spełniały nie tylko kryteria ekologiczne, ale również obecne, jak i przyszłe przepisy unijne w zakresie środowiska.

W przeprowadzonym niedawno przez Komisję Europejską badaniu oceniono ok. 150 twierdzeń dotyczących ekologiczności i stwierdzono, że znaczna część z nich, bo około 53 %, zawierała niejasne, wprowadzające w błąd informacje na temat właściwości środowiskowych wyrobów w całej UE. W 40% przypadków brak było dowodów potwierdzających ekologiczne cechy produktów i usług.

W związku z powyższym Komisja Europejska prowadzi prace nad zaostrzeniem prawa, aby utrudnić producentom wprowadzanie w błąd konsumentów i proponuje stworzenie wspólnych kryteriów zwalczania pseudoekologicznego marketingu i wprowadzających w błąd twierdzeń dotyczących ekologiczności (tzw. greenwashing). Wynikiem tych działań są przygotowane pakiety projektów dokumentów, w tym:

• Rozporządzenie dot. Ekoprojektowania,
• Dyrektywa na rzecz wzmocnienia pozycji konsumenta w zielonej transformacji,
• tzw. Dyrektywa Green Claims.

Celem tych projektów jest pobudzenie modeli biznesowych o obiegu zamkniętym, wzmocnienie pozycji konsumentów w procesie zielonej transformacji oraz stworzenie jaśniejszej sytuacji dla konsumentów, którzy powinni mieć pewność, że produkty sprzedawane jako ekologiczne rzeczywiście takie są, a także poprawienie jakości informacji, aby ułatwić wybór produktów przyjaznych dla środowiska. Zatem nowe przepisy będą zabraniały wprowadzenia nowych systemów oznakowania, chyba że zostaną opracowane na szczeblu Unii Europejskiej. I właśnie takim system oznakowania ekologicznego opracowanym na poziomie UE jest oznakowanie EU Ecolabel. Oznacza to, że usługi i produkty posiadające to oznakowanie z automatu będą spełniały te przyszłe przepisy legislacyjne.

Ale to nie koniec. Oznakowanie EU Ecolabel to również skuteczne narzędzie do komunikowania realizowania wybranych celów zrównoważonego rozwoju (tzw. ESG). Aktywnie przyczynia się do realizacji 10 z 17 celów zrównoważonego rozwoju zmierzających do osiągnięcia lepszej i dającej więcej korzyści przyszłości. Na poziomie ogólnym oznakowanie to przyczynia się do osiągnięcia celu dwunastego: „zapewnienie wzorców zrównoważonej konsumpcji i produkcji”, a także przyczynia się do osiągnięcia kilku innych celów ESG. Na rysunku nr 2 pokazano sposób, w jaki można wykorzystać oznakowanie EU Ecolabel do komunikowania realizacji celów ESG na przykładzie spełnienia kryteriów dla usług sprzątania.

Rysunek nr 2. Cele ESG w kryteriach EU Ecolabel dla usług sprzątania (opracowanie własne PCBC S.A.)

Podsumowanie

Certyfikowane usługi sprzątania z unijnym oznakowaniem EU Ecolabel to oficjalne, europejskie wyróżnienie potwierdzające wysokie standardy środowiskowe, jakościowe i zdrowotne świadczonej usługi. To także wiarygodne i rzetelne przekazanie konsumentom ekologicznych twierdzeń, uzasadnione i poparte przez niezależną weryfikację. Jest również jednym z dostępnych narzędzi do realizacji celów zrównoważonego rozwoju m.in. w zakresie rozwijania jednolitego rynku zrównoważonych produktów oraz gotowości przedsiębiorstw do spełnienia obecnych i przyszłych przepisów unijnych w zakresie środowiska tak, aby produkty zrównoważone stały się normą w Unii Europejskiej. Dnia 15 listopada 2023 roku PCBC S.A. organizuje szkolenie on-line omawiające kryteria certyfikacji na oznakowanie ekologiczne EU Ecolabel dla usług sprzątania.